HAL - HAL PENTING DARI KOMUNIKASI YANG DI LAKUKAN DALAM RAPAT

  1.  Pengertian Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan antara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada.
Pertemuan-pertemuan itu diadakan dengan maksud untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Sehingga komunikasi yang dilakukan dalam sebuah pertemuan harus memiliki suasana bebas yang terpimpin. Bentuk pelaksanaan komunikasi dalam pertemuan dapat berupa menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Pertemuan yang baik akan menghasilkan kesimpulan yang baik juga.

-         

 -Rapat 

Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan sebagai hal–hal sebagai berikut:

- Undangan Rapat
- Pengaraturan Ruang Rapat
- Perlengkapan Rapat

Untuk membuat rapat undangan hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk meyebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat. Bila cara ini tidak dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak.

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1.     Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2.     Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

–   DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

–  POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

– TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

– LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

–  SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

– TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

– PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

– PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

2.  Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Ketika menghadiri rapat atau pertemuan, seorang peserta hendaknya :

a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

b. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.

d. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

e. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

Setelah dapat diambil keputusan atau kesimpulan dalam pertemuan/rapat, hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah mengkomunikasikan kepada peserta kemudian melaksanakannya dengan sebaik-baiknya.

1.     Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

–   DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

–  POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

– TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

– LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

–  SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

– TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

– PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

– PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

3.  Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Karena berbicara adalah alat untuk mengutarakan pikiran dan perasaan, danlakah baiknya apabila tidak terganggu oleh kendala teknis seperti gagap, gugup, dan grogi. Dalam berbicara ada banyak hal yang harus diperhatikan seperti bahasa yang digunakan, penguasaan terhadap materi dan sebagainya agar komunikasi dapatberlnagsung.

Selain berbicara, perlu diperhatikan juga teknik membaca. Karena pada dasarnya membaca adalah menyampaikan pikiran dan pikiran orang yang tulisannya kita baca. Untuk itu dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud dan tujuan si penulis dan sekaligus memahami kebutuhan yang mendengarkan.
Begitu juga dengan memdengarkan karena ketika mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencerna isi suara yang didengar. Ketika mendengarkan dibutuhkan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran sehingga dapat menghasilkan tambahan pengetahuan,informasi dan sekaligus memseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.

Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.

Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.

Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.

Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.

Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.

Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.

1. Melihat kepada orang yang berbicara.

Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.

2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.

Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.

3. Condongkan badan ke arah orang itu.

Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.

4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara

Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.

5. Ajukan pertanyaan bila perlu

Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.

Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.

1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara

Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.

2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri

Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”

4.   Menyusun Pesan

Manakala kegiatan bisnis sudah menjadi persoalan global aktifitas yang hanya mengandalkan sepak tejang individu menjadi tidak efesien lagi. Gerakan bisnis abad ini merupakan gerakan massal, yang melibatkan banyak orang, banyak alat, dan banyak bangsa. Pola – pola bisnis seperti itu hanya akan menjadi efesian jika ditangani secara berkelompok dengan pembagian kerja yang rasional dan aturan main yang adil. Oleh karena itu peranan organisasi dalam bisnis sangat menentukan.

Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan orgnisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:

- Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
- Seharusnya ada saluran komunikasi formal setiap anggota organisasi
- Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
- Garis komunikasi formal secara keseluruhan
- Orang – orang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi
- Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi–reaksi terhadap komunikasi adalah :

- Informasi tidak tertangkap
-Membuat kesalahan
- Menunda atau menumpuk pekerjaan
- Penyaringan
- Hanya menangkap garis besarnya saja
- Menghindari informasi

Sementara itu bahwa, komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini:

-   Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan

-  Memberikan arahan ke manajer dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran mereka

-   Menyampaikann beberapa informasi kepada stafnya

-   Mengatur dan menetapkan strategi

-   Menerima dan mengartikan penampilan–penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya

Sumber Referensi :

https://alhafizhahnisa.wordpress.com/2015/04/15/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/