KOMUNIKASI DALAM BISNIS

PENTINGNYA KOMUNIKASI

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat) terhadap kebutuhan manusia.  Rasanya tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain.  Semikian pula halnya pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupannya, seperti dinyatakan “Effective Communication Is The Lifeblood Of Every Organization And A Key To Success In Your Business Career As Well As In Your Personal Life: (Murphy and Peck, 1980:3).  Artinya komunikasi merupakan “darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap organisasi dan merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang.  Dikatakannya bahwa komunikasi ini sangat penting, sehingga bila tidak ada komunikasi maka organisasi itu tidak akan berfungsi.  Adapun bentuk organisasi itu, sosial, bisnis, profit atau non profit selalu ada komunikasi antara individu didalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi, ide, rencana, usul, koordinasi untuk membuat keputusan.

Jalur komunikasi internal yaitu komunikasi di salam organisasi, sangat penting untuk kelancaran jalannya roda organisasi.  Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di dalam organisasi agar bekerja lebih efisien.  Mereka memerlukan informasi yang tepat, menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan kejelasan tujuan organisasi, prosedur, dan penyelesaian hal-hal yang bersifat kabur dan kontradiksi.

Sedangkan komunikasi eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang lain diluar organisasi, seperrti relasi, langganan, konsumen atau dengan masyarakat pada umumnya.  Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau jarak jauh, yang akan membentuk good will (nama baik), dan membentuk imajinasi reputasi baik dihat masyarakat.  Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk dengan mengadakan komunikasi secara terus menerus dengan masyarakat, melalui berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi diberbagai media, menyebarkan pamphlet dan sebagainya.

B.  PENGERTIAN KOMUNIKASI

Salah satu pengertian komunikasi adalah “suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain.  Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi kalau tidak penyampaian berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi”.  Distorsi ini dapat terjadi karena seseorang mempersipsi lain dari apa yang dimaksudkan oleh pengirim informasi.  Oleh sebab itu komunikasi ini sangat erat hubungannya dengan persepsi.  Persepsi pada hakekatnya adalah proses pengalaman dan pengetahuan yang dialami oleh setiap orang didalam memahami informasi tentang lingkungannya baik lewat penglihatan, pendengan, penghayatan, perasaan dan sabagainya.  Antara penglihatan dengan persepsi dapat timbul salah paham, karena apa yang dilihat, ditafsirkan secara lisan.

Herbert T. mengemukakan bahwa “Communication is the process by which meaning or knowledge is transferred from one person to another, usually for the purpose of obtaining some specific goal”.  Komunikasi adalah proses mentrasfer pengetahuan atau makna untuk mencapai tujuan tertentu.

Krech menyatakan pula “A simple definition of communication would refer to the use of symbols to achieve common or shared information about an object.”  Definisi yang sederhana menyatakan bahwa komunikasi adalah kegiatan menggunakan simbol-simbol dalam rangka menyampaikan informasi tentang suatu objek.

C.  PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Komunikasi dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.  Komunikasi vertikal berarti preses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada pihak pegawai atau sebaliknya.  Dengan demikian komunikasi vertikal dibedakan pula atas komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas.  Komunikasi ke bawah itu diwujudkan oleh pimpinan dengan jalam pemberian perintah atau dengan jalan pemberian petunjuk.

Masing-masing komunikasi ke bawah bertujuan:

• Untuk menjamin hubungan yang baik antara pimpinan dan bawahan
• Untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan itu agar tertuju kepada realisasi tujuan perusahaan.

Komunikasi ke atas diwujuudkan dengan pemberian laporan oleh bawahan kepada atasan.  Komunikasi horizontal bermaksud menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dan diwujudkan dengan mengadakan pertemuan secara berkala.

Komunikasi ke luar bertujuan menjamin hubungan yang baik antara pihak atasan dari perusahaan itu dengan pihak luar diwujudkan dengan tilpon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat.  Komunikasi ke luar termasuk pada kategori eksternal function dari manager.

Komunikasi yang dilakukan hanya satu arah adalah hal yang amat tercela.  Untuk mengetahui lebih lanjut perlu diranya diterangkan terlebih dahulu tentang proses komunikasi.

• Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan
• Pesan, yaitu isi perintah, instruksi atau pemberitahuan lain, artinya perihal, ide, pikiran, informasi, opini, dsb
• Saluran atau channel/media, yaitu alat yang dipergunakan oleh komunikator untuk menyampaikan pesan
• Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan
• Efek, yaitu pengaruh akibat hasil komunikasi yang dilakukan komunikator terhadap komunikan

Bagi seorang pimpinan yang terpenting adalah unsur yang kelima (efek).  Sukses tidaknya komunikasi dalam garis besarnya tergantung dari efek kegiatan komunikasi yang dilakukan.  Semuanya ini harus diadakan pengecekan-pengecekan.  Komunikasi yang cocok tergantung dari:

1.  Keadaan komunikasi atau orang yang menerima pesan

• Bila ditinjau dari sudup bahasa yang menimbulkan masalah adalah rintangan pemahaman
• Dari dasar pendidikan yang menimbulkan rintangan adalah tingkat kecerdasan
• Dari sudut perbedaan latar belakang kehidupan sosial yang dapat menimbulkan rintangan adalah perbedaan golongan
• Dari sudut perbedaan kedudukan pimpinan atau bawahan yang menimbulkan rintangan adalah saluran terintangi
• Dari jarak yang memisahkan komunikator dan komunikan yang menimbulkan rintangan adalah jarak

2.  Adanya saluran atau alat-alat komunikasi yang cukup

• Manusia: sebagai kurir, utusan, pengantar pos, konsul, duta perwakilan luar negri, dsb
• Alat-alat: surat kabar, majalah, radi telepom, saterit komunikasi, televisi

D. Komunikasi dalam Organisasi

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi yaitu :

1. Komunikasi vertikal dari atas ke bawah

2. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas

3. Komunikasi horisontal

Seperti diketahui bahwa organisasi tidak hidup menyendiri terpisah dari lingkungannya. Oleh karena itu muncul bentuk komunikasi lain, yaitu komunikasi dari luar, atau eksternal. Informasi dari luar perlu dipelajari agar organisasi dapat berjalan memperoleh pengalaman dan memperbaiki hubungannya ,dengan masyarakat lingkungannya.

Komunikasi vertikal dari atas ke bawah terjadi misalnya dalam menetapkan jobs intruction, yaitu pelaksanaan perintah-perintah pekerjaan, memberi penjelasan tentang kebiasaan dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.

E. Komunikasi dalam Bisnis

Pentingnya komunikasi merupakan kegiatan bisnis tidak akan berhasil jika tidak ada komunikasi. Komunikasi bisnis dapat dilakukan di dalam perusahaan dan di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi perlu dibina secara baik dengan para karyawan agar mereka lebih yakin dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dalam komunikasi bisnis dibedakan menjadi 2 yaitu :

1. Komuikasi internal

komunikasi intern ini sangat penting untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi perusahaan sehingga tidak akan timbul miskomunikasi antar bagian-bagian, seksi-seksi dalam perusahaan

2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal dilakukan perusahaan dalam hubungan dengan masyarakat, pemerintah pada umummnya dan pada khhususnya terhadap para konsumen atau langganan.

F. Komunikasi dalam Administrasi

Komunikasi administrasi adalah bentuk komunikasi yang disampaikan dengan mempergunakan bahasa administrasi. Agar supaya proses komunikasi ini berjalan / terlaksana secara effisien maka harus diperhatikan bahwa materi komunikasi tersebut hendaknya memenuhi empat macam persyaratan yaitu

§ Singkat (concise )

§ Jelas ( clear )

§ Lengkap ( complete )

§ Tepat ( correct )

Didalam komunikasi administrasi, kita menggunakan , barang cetakan, dan sebagainya. Yang dimaksud dengan adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor suatu perusahaan.

G. Teknik Komunikasi Bisnis

Didalam Teknik Komunikasi Bisnis Banyak cara dapat dilakukan dalam komunikasi bisnis, antara lain :

1. Mencetak bulletin

Diterbitkan secara teratur, yang memuat informasi tentang perusahaanà tentang produk baru yang sedang dikerjakan ataupun kerangka-kerangka ilmiah / berita umum yang bermanfaat bagi masyarakat.

2. Membuat film documenter

Perusahaan dapat membuat film dokumenter, misalnya menyangkut proses produksi kemudian disiarkan oleh televisi dalam bentuk berita pembangunan.

3. Publicity

Pimpinan perusahaan dapat mengundang para wartawan datang ke lokasi perusahaan, kemudian mengadakan wawancara tentang segala sesuatu mengenai perusahaan , seperti sejarah berdirinya perusahaan, ide yang mendorong mengapa perusahaan ini didirikan di tempat ini, apa manfaat dari produksi ini ditinjau dari segi pembangunan bangsa, apa keunggulan produk ini dan sebagainya. Publicity ini tidak usah dibayar pemuatannya dalam kabar karena dimuatnya dalam bentuk berita.Di dalam publicity sifat komersial tidak terlalu menonjol.

4. Promosi

Teknik komunikasi yang paling banyak digunakan dalam bisnis adalah apa yang tercakup dalam kegiatan promosi. Promosi berarti semua usaha yang bertujuan meningkatkan penjualan, termasuk kedalamnya personal selling, advertising, publicity dan sales promotion. Sales promotion berarti setiap usaha untuk meningkatkan penjualan dalam jangka pendek seperti display, show, demontrasi, memberi hadiah-hadiah, mengadakan undian dan sebagainya

Iklan Sebagai Media Komunikasi Bisnis

Untuk dapat menjual hasil produksinya secara luas kepada masyarakat konsumen yang tidak terbatas setiap pengusaha tentu berusaha mempengaruhi jumlah permintaan akan barang-barang hasil produksi perusahaannya dengan memanfaatkan faktor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap pengusaha meliputi unsur-unsur :

o perencanaan produksi

o penentuan merek dagang

o penentuan bentuk kemasan

o kebijaksanaan harga

o penyusunan saluran penjualan

o penjualan secara pribadi

o periklanan dan promos

Jika iklan konsumen itu ditujukan langsung pada khalayak yang memakainya maka iklan bisnis diarahkan khusus kepada mereka yang mempunyai bisnis, usaha dagang yang berkaitan dengan produk tersebut. Jika iklan untuk konsumen disebarluaskan melalui media massa atau menggunakan media forum maka iklan bisnis mempunyai media khusus. Meskipun kadang-kadang juga menggunakan media massa namun para pengusaha lebih suka mengeluarkan media melalui humas. Sebagai contoh informasi tentang produk disalurkan melalui prospektus perusahaan, bulettin, pamflet, leaflet, poster, surat menyurat langsung terhadap relasi, pameran dagang atau expo, pameran hasil. Periklanan bisnis tersebut selain memberikan informasi melalui media secara tertulis maupun lisan tetapi juga menempuh cara-cara yang bersifat demontrasi seperti memperagakan produk secara langsung pada suatu kesempatan. Iklan bisnis dapat terbagi atas:

1. Iklan bisnis industri

Yang dimaksud dengan iklan bisnis industri adalah iklan yang ditujukan kepada kalangan bisnis dan industri awan. Yang diharapkan dari kalangan tersebut ialah penggunaan secara langsung hasil suatu industri atau kemampuannya untuk mempengaruhi relasi bisnis atau industrinya untuk menggunakan produk tertentu.

2. Iklan bisnis dagang

Iklan yang ditujukan kepada kalangan pedagang ( umumnya berupa pedagang kecil, pedagang keliling, pedagang eceran ) yang diharapkan dapat membeli langsung hasil produksi suatu industri kemudian dapat diperdagangkan lagi kepada relasinya apakah itu pedagang ataupun konsumen.

3. Iklan bisnis professional

Adalah yang ditujukan kepada kalangan profesional untuk memperkenalkan barang, jasa yang secara khusus hanya dipergunakan oleh kalangan tersebut. Yang dimaksud profesional adalah mereka yang bekerja berdasarkan suatu etik dan aturan-aturan serta norma-norma profesi tertentu. Misalnya guru, dosen, dokter, insiyur, akuntan, pengacara, ahli mesin, dan lain-lain.

Beberapa alasan utama mengapa para pengusaha menggunakan iklan untuk berkomunikasi dalam dunia usaha / bisnis Disamping untuk menjual barang atau jasa, periklanan juga membantu :

1.Mendorong para pengusaha berproduksi dan membuat barang yang lebih baik karena timbulnya permintaan yang lebih banyak terhadap barang yang dibuatnya.

2.Mendorong penyaluran dan penyebaran yang lebih cepat, karena masyarakat konsumen dan para pengecer merasakan kebutuhan akan barang tersebut

3. Meningkatkan penggunaan suatu barang atau jasa

4. Mengumumkan adanya penawaran istimewa.

5. Memberitahukan perusahaan yang mendukung pembuatan barang tersebut.

6. Mempengaruhi orang-orang yang dapat mempengaruhi calon-calon

pembeli Untuk menghadapi persaingan


SUMBER : 
https://nindy21.wordpress.com/2015/04/14/komunikasi-dalam-bisnis/
http://kikipujianti05.blogspot.co.id/2015/06/komunikasi-dalam-bisnis.html